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なぜ「クラウドサービスVSオンプレ型」という選択が生まれるか
別記事の「専用機 VS WEB会議」という果てない論争に並んでよく取り沙汰されるのが「クラウドサービスVSオンプレ型」です。
専用機・WEB会議・クラウド・オンプレという基本用語が本サイトでは何を指すかについては、次の記事で定義していますのでご参考ください。
今はクラウドサービス全盛です。
以前では考えにくかった、業務アプリケーションやメールサーバー、ファイル共有サーバーといった企業の機密情報の保管先でさえクラウドサービスが用いられることがあります。
しかしながら、未だに「社外サーバーに接続するサービスは一切使わない」という企業が存在します。
以前は単にセキュリティを気にしてのクラウドサービスに対する根拠なきアレルギーからそうなっていたこともありましたが、最近は、専用回線であればサーバーリソースは外部委託で良いとか、企業独自のセキュリティ管理基準をクリアすれば外部サービス利用も可、という企業が増えています。
それにもかかわらず一貫してオンプレ型サービスを各WEB会議メーカーでも用意するのは、クレジットカード情報などを預かる金融機関であったり、国防情報を取り扱う特定機関・企業など、絶対的に「クラウドは不可」とする特殊な事業領域の顧客があるためです。
それらの企業は資金が潤沢のため、高い初期コストと人的な管理リソースはあまり苦とせずとも、オンプレ型で突き進めます。
それを供給するメーカー側も大きな利幅で競合他社もクラウドほど熾烈でないため、「オンプレ」事業を強みとして継続展開します。
WEB会議の業界でいうと、現パイオニアVCは以前は「パイオニアソリューションズ」として「オンプレ型WEB会議シェアNo.1」をうたって長年のノウハウにより地位を築いてきましたが、どちらかというとクラウド型で業績を伸ばしたブイキューブに子会社化されてしまいました。
それを読み解けば、クラウド型で業界No.1のブイキューブであっても、「オンプレ型」の確かなソリューションを手元に確保しておかないと逃す顧客が少なくないという事情が伺い知れます。
クラウドサービスの拡充で複雑化する製品マトリクス
一番シンプルな考え方としては、
専用機 = オンプレ型
WEB会議 = クラウド型
という区分けです。
しかし昨今は、下記のようなニーズの発露と技術の進歩により製品領域が交わり、複雑化しているといえます。
「専用機」をクラウドサービスで使う
従来の専用機の利用形態は、各拠点・会議室に一台ずつ設置し、もし拠点が多くなってMCUが必要となれば自社のサーバルームにMCUを設置する、というのがノーマルな形でした。
しかしながら、MCUは保守料込みで5年も使ったら2,000万円〜、というのはザラですから、なるべく安くMCU機能を使いたいということで、MCUをSIer（システムインテグレーション業者）のサーバーにおいてクラウドサービス化して顧客に提供する、というソリューションが登場します。
また、高価な専用機を各会議室に大量に置くのはコストがかかりますし、自分のPCからも専用機の会議に参加したいというニーズがあります。
そのため、WEB会議のプロトコルと専用機のプロトコルをサーバーで変換して相互にコミュニケーションできるよう、ゲートウェイサーバーをクラウドサービス化し比較的安価に利用料を設定するというソリューションができあがります。
個人的にはやや強引で無駄なコストが発生する方法のような気がしますが、専用機主体で利便性を高めるためにはこのような展開になることもやむをえません。
「 WEB会議」をオンプレで使う
このケースは、前述の特定業種に属する企業のように、セキュリティ重視の企業が専用機からWEB会議にリプレースしたい場合に発生します。
ほかにも、はじめから長期間使うつもりなのであれば、オンプレ型のほうがトータルコストが安く済む場合が多いため、サーバーを運用できるシステム部がきちんとあり、他のグループウェアの利用などで手慣れていれば、オンプレが選ばれることがあるでしょう。
「オンプレ型」→「クラウド型」の移行でチェックすべきこと
ここでは、利用するサービス形態を変更した場合に注意したいことについて書きたいと思います。
しかしながら、クラウドサービスの利用をやめてオンプレで導入し直すというケースは、コスト軽減以外の理由ではあまり考えられません。
そのため、オンプレ型からクラウドサービスに移行する場合について考えますが、特に変化の大きい、「テレビ会議専用機」から「WEB会議」にリプレースした場合について考えます。
ライセンス設計・管理
テレビ会議専用機であれば、固定端末＝1ユーザーという考えでとてもわかりやすいので、その端末を設置した部屋数が最大接続数の理論値となります。
しかし、「参加者それぞれが個別に自分の端末で一つの会議に参加する」という運用が無いのであれば、参加者数＝接続数とはなりません。
つまり各拠点の代表者が集う幹部会議など、考えうる実際の最大値に合わせて、MCUの最大値接続数を設計することでしょう。
WEB会議でも同じことが言えるのですが、ライセンス体系はより複雑になります。
詳細は別記事で深掘りしたいですが、二つに大別すると下記があります。
- ネームドID
利用者一人一人にライセンスを与える形式。
利用人数分だけライセンスが必要となり、ライセンス数分だけ同時に使って良い。
ただしライセンスを他者とシェアしてもよい場合と、規約上それが禁止されている場合がある。
- ルームライセンス
特定人数まで入室できる部屋が貸し与えられているイメージで、最大人数までであれば利用者の誰でも入ることがきる。
会議参加出来る権利は多人数に与えておきながら、最大同時利用者数を制限することで利用料を格安とする。
また、ライセンスの管理の手間も増すと考えて良いです。
- 社員の退社・入社や異動に伴い、管理者によるライセンスの改廃管理
- ユーザーパスワードの定期的な変更、パスワード失念時の再発行等、利用者側の運用
運用設計・管理
また、ライセンスの管理とは別に発生する、運用上の決めごとや管理ごとがあります。
- 会議室の貸し出し管理と同様の、利用者・利用時間の予約管理（ルームライセンスの場合）
- ソフトウェアインストール時の問い合わせフロー、バージョンアップ時のアップデートを個別に許すかどうかなどソフト管理統制
周辺機器選択・管理
専用機であれば、誰でも使いやすく、高いの品質が望める高級なマイク・スピーカーが付属していますが、WEB会議の場合は、民生品も含めた安価なカメラやマイクスピーカーを選択することが多くなります。
マイクスピーカーの選択の重要さは別記しますが、どのくらいの広さの部屋に、どうカメラのマイクスピーカーを配置するか、といった初期設計が重要になってくることは当然です。
また、機器の管理に関しても、貸し出し制にした場合のルール作りや、故障時の代替え機の準備など、専用機でも多少なりあった部分が、より数が多く故障率が高い前提で考え直す必要があります。
ネットワーク設計
社内LANに閉じたネットワークで利用される専用機と違い、クラウド型WEB会議であればインターネット接続が必須となります。
利用する側としては特に意識しなくても、システム管理者にとっては雲泥の違いであり、場合によってはファイアーウォール設計の変更や、回線事業者との契約を見直してインターネットへの出入り口の帯域を増やす必要があるかもしれません。
通常、インターネットの帯域については、従業員がWEBやメールをふんだんに利用しても十分余裕がある設計になっているはずです。
しかしながら、朝や夕方など業務ピークにおいても十分に余裕があるというのは無駄なので、そういっためいっぱいの時間帯があるかもしれません。
しかも昨今は、Office360や業務アプリケーション、ファイル共有などクラウドサービス利用が増えていますし、Windows Updateを自動にしていると予期せぬタイミングでインターネット接続が同時発生する事象もあります。
そのようなタイミングで、大勢が参加して重要度も高い会議がWEB会議で実施されたとすると、会議の音声品質が劣化しないとも限りません。
十分な帯域を確保するとともに綿密なQOS設計が必要になるでしょう。
また、ファイアーウォール設計への影響についても確認が必須です。
多くのWEB会議システムでは、一般的なアウトバウンド80番ポート及び443ポートで通信されますが、映像や音声の遅延を減らしたり通信のスループットを高めて効率良く通信するために、UDPプロトコルで通信できる場合もあります。
そもそも、安全なURLへのアクセスのみに通信を制限するようなホワイトリスト形式の管理方針をとっていれば、WEB会議の使用によりどのようなURLへのアクセスが発生するかを網羅した確認が必要です。
更には、WEBプロキシでパケットの中身を確認し不正なパターンのパケットをはじくようなセキュリティ対策を講じているような場合には、それにパターンマッチしてしまわないか、実動作を確認する必要があるでしょう。
（TCPプロトコル上で独自のアプリケーション層として実現されている場合は注意）
以上のような注意点について、導入以前に必ずシステム管理部門に確認しましょう。
ユーザー教育
リモコンひとつで家電感覚で使えてしまうテレビ会議専用機と違い、WEB会議は個々の利用者レベルで様々なことをおぼえないといけません。
いくつか挙げてみます。
周辺機器の接続・設定
WEBカメラとマイクスピーカーをUSB端子に接続する、配置する、といった物理的な問題からPC及びソフトで認識させる時の注意点、ミュートの仕方などの操作方法。
機材の貸し出し管理をする場合はそのルール。
ソフトウェア操作
ソフトの起動、ログイン、会議作成、参加等のソフトウェア基本操作。
ID管理
IDの付与ルール、パスワード管理方針。
資産計上方法の変更
優に30万円以上する専用機の機器を購入する場合、経理的に有形固定資産として減価償却対象となり、地方税として固定資産税が課されます。
しかしながらWEB会議システムの場合は、初期費用としてまとまった費用が発生したのであれば、それは他のソフトウェア同様に無形固定資産に分類され、決まった年数で減価償却されますが、固定資産税はかかりません。
初期費用以外に月額などの保守費がかかれば、それは金額次第では経費として損金対象となります。
償却の仕方については会社それぞれの事業方針にも依るので一概には言えませんが、資産区分が変わるということは資産管理部門・経理部門が把握しておく必要があります。
「クラウド VS オンプレ」まとめ
クラウドかオンプレかという選択は、下記の記事で細術するような多岐の要因を考慮して決めるというよりは、上で述べたような、そもそもの会社の業態や体制、かけられる初期コストなどによっておのずと決まってしまうことが多いです。
費用の点で言えば、クラウドのほうが初期コストが低い分試しやすいので、まずはクラウドを使ってみて、車内に浸透させた上で、より低コストで自由に運用できるオンプレ型に変えるというケースはありえます。
しかし実際に発生するケースの多くは、会社を身軽にするためオンプレからクラウドに切り替えるというパターンです。
その場合のギャップは想像以上に大きいと自覚する必要があります。
ここで述べた注意点に十分気を払って、スムーズに導入・運用できるように綿密な事前準備をしましょう。熟知した人間がいて移行に関わることができるならば良いのですが、人も事前調査もおろそかにしたならば「まず失敗する」と思ってください。
