「役員会議」または「部門長会議」の典型的な進め方
役員クラスのメンバーで執り行う会議、または部門長クラスが先月の成果を報告するような会議では、典型的な運用パターンがあります。
- 会議設定/進行役（以下「とりまとめ役」）は秘書や総務部などの部下が行う
- 開催場所は会議室で、接続拠点ごとに場がセッティングされる
- システムの起動、接続などのセッティングも「とりまとめ役」が行う
- 発表資料は「とりまとめ役」が発表者から事前に受領して会議用PCに仕込み、大型モニタや大画面の液晶ディスプレイに映す
- 社長のことばの後、各部門責任者などが順次議題に沿って発表を行う
- 資料は主にPowerpointで発表中は発表者の顔と資料が映される
- 説明が一通り終わったらQAを実施する
ここで一番重要視されるのは、
「音や映像に不満なく、時間通りにスムーズに会議を執り行うこと」
となります。従来型の「専用機」が大活躍してきたスタイルです。
あえてWEB会議を利用した場合には
上の典型例で必要とされる範囲にて、あえてWEB会議を利用した場合のメリット・デメリットを想像してみましょう。
| ◯メリット | ×デメリット |
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コスト削減以外のメリットについては、諸刃の剣でもあります。
WEB会議からの参加通知は便利ですが、それを確認していなかったり誤読する恐れがあります。
また、資料の編集・提出の自由度を高めると、誤って直前にデータをデグレードさせてしまったり、とりまとめ役にとって想定外の内容にされたりすると進行の妨げになってしまいます。
（字が小さい、非対応のメディアを埋め込まれるなど事前チェックができない、etc.）
まとめ
典型的な「役員・部門長会議」にはWEB会議は向いていません。
たとえ予算が厳しくても、テレビ会議専用機を第一候補に選択しましょう。
もし予算をオーバーしている場合でも、最近は各メーカーから格安な製品ライナップも出てきていますから、取り扱い販売店に正直にかけあってみるのが良いでしょう。
